Automatiza tu trabajo con IA: asistentes y flujos para lo que se repite

Qué se trabaja

• Qué cuenta como tarea repetitiva y cómo describirla con disparador, entrada, salida, frecuencia y tiempo por vez.
• El coste mensual en minutos como única cifra que ordena la lista, por encima del fastidio que produce cada tarea.
• Las cinco preguntas del criterio: frecuencia, estructura, comprobabilidad, consecuencia y estabilidad.
• Equivalencia de nombres entre ChatGPT, Claude y Gemini, revisión de memoria y datos de la cuenta, y medición de la línea base.

Lecciones del módulo

1. 1.1

   El inventario de lo que repites cada semana

   55 min

   Escribes el inventario de tareas repetitivas, el primer documento de tu sistema y la materia prima de todas las decisiones del curso.

   Práctica segura

   Clasificas doce actividades del día a día de Nara Estudio en tareas repetitivas, tareas que solo lo parecen y trabajo que varía siempre. Es un caso ficticio: equivocarte aquí solo afina el criterio que aplicarás sobre tu propia lista. Después, un cuestionario corto comprueba que sabes calcular y leer el coste mensual.

   Evidencia

   Demuestra que tu inventario existe, tiene tiempos y está ordenado por coste mensual, no por lo que más te molesta.

2. 1.2

   Qué automatizar, qué asistir y qué dejar a mano

   1 h 5 min

   Aplicas un criterio de cinco preguntas sobre tu inventario y sales con la lista corta de tareas que sí entran en tu sistema.

   Práctica segura

   Decides sobre doce tareas de negocios ficticios: automatizar, asistir con IA o dejar a mano. Ninguna es tuya, así que puedes probar el criterio sin coste antes de aplicarlo a tu lista real.

   Evidencia

   Demuestra que has decidido sobre todo el inventario con un criterio explícito, no solo sobre lo que te apetecía automatizar.

3. 1.3

   Elegir herramienta y medir tu línea base

   1 h

   Fijas con qué asistente vas a trabajar, dejas su cuenta configurada y registras los tiempos de partida contra los que se medirá tu sistema al final.

   Práctica segura

   Emparejas cada pieza del curso con el nombre que recibe en ChatGPT, Claude y Gemini, para no perderte cuando en el módulo 4 haya que crear un asistente. Es vocabulario, no configuración: no tocas tu cuenta.

   Evidencia

   Demuestra que tu cuenta está revisada y que tienes tiempos medidos, no recordados, contra los que comparar al final del curso.

Qué se trabaja

• Las cinco partes de una plantilla de prompt y la instrucción que obliga al asistente a señalar lo que falta en vez de inventarlo.
• Clasificación con categorías cerradas, columna de justificación y las tres comprobaciones que validan un listado.
• La regla del módulo: la IA clasifica y redacta, la hoja de cálculo calcula.
• Los cuatro errores típicos (invención, desactualización, tono y omisión) y el reparto entre revisar siempre, por muestreo o nunca.

Lecciones del módulo

1. 2.1

   Documentos que se repiten: de la plantilla al generador

   1 h 20 min

   Conviertes tu documento más repetido en una plantilla de prompt reutilizable y la guardas en la biblioteca de plantillas de tu sistema.

   Práctica segura

   Construyes bloque a bloque la plantilla de prompt de un informe mensual para un cliente ficticio. La herramienta te corrige cada parte y te enseña la diferencia entre un encargo vago y uno que produce siempre el mismo documento.

   Evidencia

   Demuestra que tu plantilla produce el mismo documento con datos distintos y que avisa cuando le falta información.

2. 2.2

   Hojas de cálculo: limpiar, clasificar y resumir

   1 h 20 min

   Añades a tu biblioteca la plantilla de tratamiento de listados y aprendes dónde para la IA y dónde empieza la hoja de cálculo.

   Práctica segura

   Repartes doce tareas de hoja de cálculo entre lo que hace bien un asistente, lo que hace pero hay que comprobar y lo que debe seguir haciendo una fórmula. Es un caso ficticio con el listado de Nara Estudio.

   Evidencia

   Demuestra que la clasificación es completa, que cuadra con el original y que sabes dónde estaban los errores.

3. 2.3

   El control de calidad que no se salta nunca

   1 h 20 min

   Escribes tu lista de comprobación de cinco puntos, el documento que se aplica a todo lo que produce tu sistema antes de salir por la puerta.

   Práctica segura

   Revisas un presupuesto generado de un negocio ficticio, con los datos de partida a la vista, y decides qué hay que corregir antes de enviarlo. Después, un cuestionario sobre qué se revisa siempre y qué por muestreo.

   Evidencia

   Demuestra que tienes una lista de comprobación aplicable y que la has usado sobre documentos reales de tu sistema.

Qué se trabaja

• Describir tu voz con hechos observables y dos correos de muestra, en vez de con adjetivos.
• Plantilla base más variantes cortas por tipo de correo, y prohibición de comprometer fechas, importes o condiciones.
• La prueba del correo: si al escribir las decisiones esperadas no sale ninguna, la reunión no hace falta.
• Actas con acuerdos, comentarios y decisiones aplazadas, con responsable y fecha, y sin completar nada que no esté en las notas.

Lecciones del módulo

1. 3.1

   Correo: las respuestas que ya has escrito cien veces

   1 h

   Creas el catálogo de respuestas tipo de tu correo y la plantilla que las genera con tu voz, en la biblioteca de plantillas de comunicación.

   Práctica segura

   Construyes bloque a bloque la plantilla de una respuesta de correo para un caso ficticio: un cliente que pide un cambio de alcance a mitad de proyecto. La herramienta corrige cada bloque y te enseña qué falta para que el correo suene tuyo y no comprometa nada.

   Evidencia

   Demuestra que tu catálogo produce correos que suenan a ti y que no comprometen nada que tú no hayas decidido.

2. 3.2

   Reuniones: convocatoria, orden del día y preparación

   1 h

   Añades a tu biblioteca la plantilla de convocatoria con orden del día y decisiones esperadas, la primera mitad del flujo de reuniones.

   Práctica segura

   Ordenas los siete pasos de preparación de una reunión, desde el asunto difuso hasta el envío de la convocatoria. El orden importa: escribir las decisiones antes que los puntos es lo que permite cancelar reuniones que no hacen falta.

   Evidencia

   Demuestra que sabes convertir un asunto difuso en una reunión con decisiones concretas, o en ninguna reunión.

3. 3.3

   Del acta a los siguientes pasos

   1 h

   Completas el flujo de reuniones con la plantilla de acta y la de siguientes pasos, y cierras el hito de plantillas de trabajo.

   Práctica segura

   Comparas las notas de una reunión ficticia con el acta que ha generado un asistente y decides qué hay que corregir antes de enviarla. Es el mismo control de calidad de la lección 2.3 aplicado al documento donde un error hace más daño.

   Evidencia

   Demuestra que has cerrado el ciclo completo de una reunión y que el acta no contiene nada que no se dijera.

Qué se trabaja

• Tres niveles de configuración: instrucciones de la cuenta, asistente configurado y chat suelto, y qué va en cada uno.
• Un asistente por tipo de tarea, nunca por cliente, con la ficha guardada fuera de la herramienta.
• Las cinco secciones de unas instrucciones permanentes, con cada prohibición acompañada de su alternativa.
• Las seis pruebas: normal, incompleto, contradictorio, enorme, fuera de terreno y repetido, y cómo distinguir un fallo de instrucciones de uno de entrada.

Lecciones del módulo

1. 4.1

   Asistentes propios: qué son y cuándo merecen la pena

   1 h 25 min

   Decides qué asistentes vas a montar y creas el primero, con su ficha de configuración guardada en tu carpeta de asistentes.

   Práctica segura

   Repartes doce necesidades entre las instrucciones de la cuenta, un asistente configurado y un chat suelto. Es la decisión que más resultados raros evita, y se practica sobre casos ficticios antes de tocar tu cuenta. Después, un cuestionario sobre cuántos asistentes conviene tener.

   Evidencia

   Demuestra que tienes un asistente creado, que funciona con un caso real y que su configuración vive también fuera de la herramienta.

2. 4.2

   Instrucciones permanentes: el manual de tu asistente

   1 h 20 min

   Escribes las instrucciones permanentes completas de tu primer asistente, la pieza que define cómo se comporta cada vez que alguien lo usa.

   Práctica segura

   Escribes las cinco secciones de las instrucciones permanentes de un asistente de informes para un caso ficticio. La herramienta comprueba que cada sección diga algo concreto y comprobable, no adjetivos.

   Evidencia

   Demuestra que las instrucciones de tu asistente son concretas, comprobables y están versionadas.

3. 4.3

   Tu segundo asistente y las pruebas que lo rompen

   1 h 15 min

   Montas el segundo asistente y sometes los dos a una batería de pruebas fija, con la que cierras el hito de asistentes configurados.

   Práctica segura

   Ordenas la batería de pruebas de un asistente, del primer caso al cierre. El orden no es indiferente: si el caso normal falla, las demás pruebas no informan de nada.

   Evidencia

   Demuestra que tienes dos asistentes que han pasado una batería de pruebas real, no una demostración con el caso fácil.

Qué se trabaja

• Los tres criterios de inclusión: estable, consultado y compartible. Lo demás se pega en la conversación o no entra.
• Preparar documentos con ámbito, fecha y encabezados, y obligar al asistente a citar el documento y el apartado.
• Un tipo de información, un documento: índice, dueños y regla de precedencia ante contradicciones.
• Tres niveles de información, cómo anonimizar sin destruir la utilidad y qué comprobar antes de compartir un asistente.

Lecciones del módulo

1. 5.1

   Qué documentos subir a tu base de conocimiento

   1 h 20 min

   Defines los criterios de inclusión de tu base de conocimiento y subes el primer conjunto de documentos a tu asistente principal.

   Práctica segura

   Decides sobre doce documentos de un negocio ficticio: cuáles suben a la base de conocimiento, cuáles se pegan en la conversación cuando hacen falta y cuáles no entran nunca. Se practica sobre un caso inventado antes de subir nada tuyo.

   Evidencia

   Demuestra que tu base de conocimiento está elegida con criterio y que las respuestas se apoyan de verdad en ella.

2. 5.2

   Organizar la base de conocimiento para que responda bien

   1 h 25 min

   Ordenas y nombras tus documentos, escribes el índice de la base de conocimiento y fijas su calendario de revisión.

   Práctica segura

   Decides qué tipo de información vive en qué documento de una base de conocimiento ficticia y con qué relación entre ellos. Después, un cuestionario sobre nombres y estructura interna. No tocas todavía tus archivos.

   Evidencia

   Demuestra que tu base de conocimiento no se repite, que se puede mantener y que cualquiera de tu equipo entendería su organización.

3. 5.3

   Seguridad y privacidad con datos de clientes

   1 h 15 min

   Escribes las reglas de datos de tu sistema: qué se comparte, qué se anonimiza y qué no sale nunca, y cierras el hito de base de conocimiento.

   Práctica segura

   Clasificas doce piezas de información de un negocio ficticio en compartible, anonimizable y prohibida, y después repasas la lista de comprobación previa a compartir un asistente. Todo sobre casos inventados.

   Evidencia

   Demuestra que tu sistema tiene reglas de datos escritas y que se han aplicado de verdad sobre lo que ya tenías montado.

Qué se trabaja

• Un flujo es una secuencia con disparador, cierre y, en cada paso, responsable, entrada, salida y comprobación.
• Eliminar pasos antes de automatizarlos, y encadenar con un formato fijo para no reescribir información entre pasos.
• Las seis partes de un flujo documentado y la prueba con otra persona que descubre el conocimiento invisible.
• Los cinco tipos de control, la pregunta de las dos partes para colocarlos y las aprobaciones con suplente y límite de espera.

Lecciones del módulo

1. 6.1

   De tareas sueltas a un flujo repetible

   1 h 20 min

   Encadenas tus asistentes y plantillas en un flujo completo, desde el disparador hasta el resultado enviado, y lo ejecutas dos veces seguidas.

   Práctica segura

   Ordenas los siete pasos de construcción de un flujo, desde el recorrido actual hasta la segunda ejecución. Es un ejercicio sobre el método, no sobre tu tarea: lo aplicarás después a la tuya.

   Evidencia

   Demuestra que tienes un flujo escrito, ejecutado dos veces y corregido con lo que aprendiste.

2. 6.2

   Documentar el flujo para que lo ejecute otra persona

   1 h 20 min

   Conviertes tu flujo en un documento que otra persona puede ejecutar sin preguntarte, y lo pruebas con alguien de tu equipo.

   Práctica segura

   Revisas el documento de un flujo ficticio y detectas qué le falta para que otra persona pueda ejecutarlo sin preguntar. Es el mismo ejercicio que harás con el tuyo, pero sobre un caso donde no tienes el conocimiento invisible dentro.

   Evidencia

   Demuestra que tu flujo lo puede ejecutar alguien que no lo diseñó, con la prueba hecha y las correcciones aplicadas.

3. 6.3

   Puntos de control: dónde para el flujo y quién decide

   1 h 20 min

   Colocas los puntos de control de tu flujo, defines quién decide en cada uno y cierras el segundo flujo de tu sistema.

   Práctica segura

   Emparejas cada riesgo de un flujo con el tipo de control que lo previene, y después decides dónde colocar las paradas en un flujo ficticio. Practicar esto antes evita dos extremos igual de malos: el flujo sin frenos y el flujo que nadie ejecuta.

   Evidencia

   Demuestra que tus flujos paran donde hace falta, que se sabe quién decide y que el segundo flujo ya está montado.

Qué se trabaja

• Ahorro neto: tiempo de antes menos generar y revisar, por la frecuencia, menos el mantenimiento, ajustado por el uso real.
• Calidad medida con las correcciones y con el trabajo que vuelve de fuera, contado igual que antes.
• Mantener, ajustar o retirar: una decisión escrita por automatización, incluida la retirada sin drama.
• El manual de operación como índice comentado y el calendario de revisión mensual, trimestral y anual.

Lecciones del módulo

1. 7.1

   Medir si esto ahorra tiempo de verdad

   1 h 35 min

   Repites la medición de la línea base con el sistema montado, calculas el ahorro neto y decides qué mantienes, qué ajustas y qué retiras.

   Práctica segura

   Emparejas cada pregunta sobre el sistema con la medida que de verdad la responde, y después resuelves un cálculo de ahorro donde la respuesta intuitiva es la equivocada. Sobre datos ficticios, antes de hacer tus cuentas.

   Evidencia

   Demuestra que tienes cifras propias y que has decidido con ellas, incluida alguna decisión de retirar o ajustar.

2. 7.2

   El manual de operación de tu sistema

   1 h 25 min

   Reúnes todo lo construido en un manual de operación con su calendario de revisión y cierras el sistema completo.

   Práctica segura

   Compruebas que tienes todas las piezas del sistema, una a una, y después repasas la lista de la revisión trimestral distinguiendo lo que hay que hacer de lo que parece prudente y no lo es.

   Evidencia

   Cierre del curso: el sistema completo, con su manual, su calendario y tu autoevaluación con la rúbrica.